Amb Via Oberta, qualsevol institució que hi tingui accés podrà disposar d'informacions necessàries per a la gestió dels seus procediments administratius, per exemple, de l'Agència Tributària, de la Tresoreria de la Seguretat Social o de professionals a través dels seus col.legis professionals. En conseqüència, els ciutadans que fins ara necessitaven adjuntar documents, acreditacions, certificats, etc. emesos per altres institucions a les seves sol.licituds de tramitació davant de les administracions públiques, podran començar a estalviar temps i diners.
D'aquesta manera, les administracions que utilitzin aquests serveis de Via Oberta disposen d'un canal per obtenir, per mitjans electrònics, les dades i/o els documents en poder d'altres administracions, quan aquestes dades i documents són necessàries per a la tramitació administrativa. Cal, però, que disposin, en el cas que es tracti de dades de caràcter personal, del consentiment de l'interessat, o que altrament estigui previst en una norma amb rang de llei.
El sistema permet tant l'intercanvi de dades estructurades, com de documents electrònics, incorporant en tots dos casos signatura electrònica, que aporta el nivell d'evidència jurídica necessari per a substituir els documents i certificats en paper equivalents.
